Analiza los estados contables de tu empresa: clasificación del patrimonio

CLASIFICACIÓN DEL PATRIMONIO

Como ya hemos comentado los elementos patrimoniales en una primera clasificación se agrupan en tres grandes masas patrimoniales:

Nota: Recordad que una masa patrimonial puede definirse como la agrupación homogénea de elementos patrimoniales.

La parte del Activo recoge las inversiones a corto y a largo plazo de la empresa, que constituyen la estructura económica.

El Pasivo y el Patrimonio Neto recogen las fuentes de financiación ajena y propia respectivamente, es decir, la estructura financiera.

En función del tiempo de permanencia de los elementos patrimoniales en la empresa, podemos clasificarlos en las siguientes masas patrimoniales:

ACTIVO NO CORRIENTE: Elementos patrimoniales cuya función es asegurar la vida de la empresa, están vinculados a ésta de forma permanente.

Bienes y derechos que la empresa convertirá en dinero en un plazo superior a un año.

Atendiendo a la naturaleza, se subdivide en:

• Inmovilizado Intangible: Conjunto de elementos inmateriales de duración superior al año: patentes, aplicaciones informáticas, derechos de traspaso, etc. (Tangible es todo lo que tiene materialización física, “que se puede tocar “).

• Inmovilizado Material: Bienes tangibles de duración prevista superior al año que no están destinados a su posterior venta o transformación. Por ejemplo, terrenos, construcciones, maquinaria, elementos de transporte, etc.

• Inversiones Inmobiliarias: Inmuebles para obtener rentas o plusvalías

• Inversiones Financieras a Largo Plazo: Acciones u otros valores comprados con intención de mantenerlas “en cartera” por más de un año. 

ACTIVO CORRIENTE: Conjunto de elementos cuya función es asegurar la actividad objeto de la empresa, su permanencia en el seno de la empresa no es superior al ciclo económico. Bienes y derechos que la empresa convertirá en dinero en un plazo inferior o igual a un año.

Atendiendo a la disponibilidad o liquidez, el Activo Corriente se subdivide en:

• Existencias: Son aquellos bienes que para hacerlos líquidos precisan una posterior venta o transformación. Por ejemplo, materias primas, productos terminados y mercaderías. Forman el almacén o stock de la empresa.

• Realizable: Elementos patrimoniales que representan derechos de cobro que la empresa exigirá en un periodo inferior al año (vencimiento < 1 año).

Por ejemplo, clientes, efectos comerciales a cobrar, deudores, créditos que hemos concedido a C/P, IFCP (Inversiones Financieras a Corto Plazo: acciones, inversiones que se pueden convertir en líquido rápidamente), anticipos a personal, dinero que nos deben administraciones,….

• Disponible: Son los elementos patrimoniales cuya liquidez es inmediata.

Por ejemplo, dinero en la caja de la empresa y dinero en los bancos. Suele llamarse también Efectivo o Tesorería.

PATRIMONIO NETO o Fondos/Recursos Propios (FFPP) o “No exigible” recoge las aportaciones de los socios y los beneficios retenidos en la empresa. 

Ejemplos: capital, capital social, reservas, resultado del ejercicio, remanente,… Se incluyen también las subvenciones de capital recibida o reintegrable. 

PASIVO NO CORRIENTE o “Exigible a largo plazo” o “Recursos ajenos a largo plazo” es el conjunto de obligaciones o deudas que van a ser exigibles en un plazo superior a un año.

Ejemplos: deudas a largo plazo con entidades de crédito y proveedores de inmovilizado a largo plazo. Incluye también las deudas por efectos a pagar y fianzas y los depósitos recibidos a largo plazo. 

PASIVO CORRIENTE o “Exigible a corto plazo” o “Recursos ajenos a corto plazo”: Conjunto de obligaciones y deudas a las que ha de hacer frente la empresa a corto plazo (vencimiento inferior o igual al año).

Por ejemplo: proveedores, efectos comerciales a pagar y acreedores por prestación de servicios.

BALANCE (esquema para análisis de gestión con ratios)

La suma de Exigible a LP y Exigible a CP es el Exigible total o Recursos Ajenos.

REPRESENTACIÓN DEL PATRIMONIO: INVENTARIO, BALANCE DE SITUACIÓN Y LIBROS DE CONTABILIDAD

Cuando se desea obtener información sobre la riqueza de una empresa, lo primero que debemos conocer es su estructura patrimonial.

Con el objeto de facilitar el tratamiento de dicha información se recurre a las siguientes representaciones del patrimonio:

– INVENTARIO. Es un estado contable en el que se detallan cada uno de los elementos patrimoniales, indicando sus características y composición. En este documento contable, los bienes y derechos se colocan en el Activo y las obligaciones en el Pasivo, por diferencia se calcula el Neto.

La información para confeccionar el Inventario se obtiene del recuento físico de cada uno de los elementos que lo componen (extracontablemente).

– BALANCE DE SITUACIÓN: Es un estado contable en el que los elementos patrimoniales se agrupan por masas patrimoniales sin detalle de su composición ni características. En este documento contable con dos columnas donde los bienes y derechos se colocan en el Activo (lado izquierdo, estructura económica de la empresa) y las obligaciones (Pasivo) y Patrimonio Neto en la derecha.

La información para confeccionar el Balance se obtiene de la mecánica contable.

Tanto el Inventario como el Balance son representaciones del patrimonio empresarial en un momento concreto, por lo tanto en una misma fecha el contenido de ambos documentos deberá coincidir. Estos documentos presentan formas distintas de representación del patrimonio.

Podemos decir que tanto el Inventario como el Balance son “una fotografía del patrimonio de una empresa en un momento determinado».

EJEMPLO 

Elaborar el Inventario y el Balance de la empresa 

El día 5 de Enero de 2015, cuatro socios deciden constituir una empresa denominada ELECTROSOL, S.A., dedicada a la compra-venta de electrodomésticos, aportando los siguientes bienes: 

• Un camión AVIA modelo PS valorado en 60.100,00 €
• Dinero en cuenta corriente del Banco PASTOR 30.050,00 € y del Banco BBVA por 12.000,00 €
• Un local en la C/ La Reina, n.º 2, de 250 m² en planta calle, valorado en 241.000,00 €
• 125 lavadoras Balay por un total de 60.000,00 € y 80 frigoríficos Bru por un total de 18.000,00 €
• El camión ha sido financiado en parte por un préstamo a tres años del Banco Atlántico de 30.000,00 €

INVENTARIO de ELECTROSOL S.A.

Con fecha 5 de enero de 2015 

ACTIVO 

Bienes y Derechos:

– Local comercial en C/ Reina, n. º 2, de 250 m²…………………….               241.000,00 €

– Camión AVIA modelo PS………………… ………………………………                  60.100,00 €

– Mercaderías………………………………….. ………………………………                        78.000,00 €

           125 lavadoras Balay……     60.000,00 €

           80 frigoríficos Bru….           18.000,00 €

– Dinero depositado en la c/c bancaria….. ………………………………          42.050,00 €

           Cta. cte. Banco Pastos…….     30.050,00 €

           Cta. cte. Banco BBVA…….       12.000,00 €

Valor de todos los Bienes y Derechos. …….. …………………………….               421.150,00 €

PATRIMONIO NETO

– Aportaciones de los socios…………………. ……………………………        391.150,00 €

Obligaciones con terceros:

– Préstamo del Banco Atlántico…………… ……………………………..            30.000,00 €

VALOR DEL PATRIMONIO NETO DE ELECTROSOL, S.A………….      391.150,00 €

 BALANCE DE SITUACIÓN DE ELECTROSOL S.A.

Con fecha 5 de enero de 2015

Existen muchos y diversos libros contables, en función de las distintas necesidades de la empresa. Vamos a clasificarlos desde el punto de vista legal según el Código de Comercio, art. 25: La empresa para poder realizar una representación adecuada de su patrimonio debe llevar una serie de libros o registros contables que le permitan organizar el tratamiento de sus datos.

Los empresarios están obligados a llevar los siguientes libros obligatorios,

• Libro Diario.

• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

• Libro de Actas (sólo para las sociedades mercantiles).

Los empresarios también podrán llevar aquellos libros, registros y documentos que voluntariamente estimen convenientes, por ejemplo el libro Mayor, libro de clientes, el libro de proveedores, el libro de caja, el libro de bancos, el libro de efectos a pagar y el de a cobrar.

El Diario es el libro destinado a registrar día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa cuyas anotaciones se denominan asientos.

Todo lo escrito en las hojas del libro diario por orden cronológico, día a día, debe trasladarse inmediatamente a otras hojas, cada una de las cuales está dedicada a un elemento patrimonial distinto, es decir, en cada hoja se representa una cuenta. El conjunto de esas hojas constituye el libro Mayor.

El libro de Inventarios y Cuentas Anuales es un libro que recoge, por una parte los inventarios y balances que se realizan en la empresa, y por otra las Cuentas Anuales, que son estados contables realizados al final del ejercicio económico para informar de la situación económica-financiera de la empresa y del resultado de las actividades realizadas en el año.

Este libro de acuerdo con el art. 28 del Código de Comercio se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa, y al menos trimestralmente, se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación de todas las cuentas. Además, al final de cada ejercicio se registrará también en este libro el Inventario de cierre del ejercicio y las Cuentas Anuales.

Las Cuentas Anuales pueden comprender, a su vez, cuatro o cinco documentos:

• El Balance
• La Cuenta de Pérdidas y Ganancias
• La Memoria
• El Estado de cambios en el Patrimonio Neto
• El Estado de Flujos de Efectivo

Las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) pueden acogerse voluntariamente a modelos simplificados de CCAA (Cuentas Anuales) y no tienen que elaborar el “Estado de Flujos de Efectivo”.

Se considera que una empresa es PYME si cumple a fecha de cierre durante dos ejercicios consecutivos dos de estos criterios:

Requisitos para que una empresa sea una pyme

Dentro del concepto de empresa hay diferentes categorías, la más común de las cuales, como ha quedado patente en las líneas anteriores, es la que conforman las pymes. Para que una empresa sea considerada como tal debe cumplir los siguientes requisitos:

• • Contar con menos de 250 empleados contratados. En este punto resulta preciso recordar que en ese tope deben entrar tanto los trabajadores en plantilla como también los externos que puedan llegar a ser subcontratados.

• • El volumen de negocio anual debe ser inferior a los 50 millones de euros millones de euros.

• • El balance general de la empresa no debe sobrepasar los 43 millones de euros.

• Dentro de la pyme no puede participar otra organización, en cuanto a su capital accionariado, en más de un 25% si no califica dentro de las especificaciones anteriormente señaladas.

(Se pierde la consideración de PYME si no cumplen dos criterios durante dos ejercicios consecutivos)

Existen en el PGC de 2007 dos casos más de aplicación de normas específicas por tamaño:

1. Caso de superar los límites de PYME pero estar por debajo de los límites marcados para poder redactar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias” en formato abreviado (criterios similares a los primeros pero más holgados: si Activo ≤ 11,4 millones €, Cifra Negocios ≤ 22,8 millones y Nº Trabajadores ≤ 250)

2. Caso de poder ser considerado Microempresa (límites menores: Activo ≤ 1.000.000 €, cifra negocio ≤ 2.000.000 € y trabajadores ≤ 10). En este caso se pueden aplicar normas de valoración concretas pero no hay cambios en los modelos de Cuentas Anuales a emplear.

Todos los libros contables deben llevarse (teneduría de libros) con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco ni tachaduras. Deben mostrar la imagen fiel del patrimonio y de la situación económica-financiera, así como los resultados de la empresa.

Los libros contables deben conservarse durante seis años a partir de la última anotación realizada, según la normativa mercantil. Para Hacienda, el plazo es de 4 años.

Por último y de acuerdo con el Código de Comercio los libros contables obligatorios deben legalizarse es decir, presentarse en el Registro Mercantil. 

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Saludos cordiales

Luis Manuel Sánchez