Ciclo contable: regularización y cierre (II)

En esta entrada sigo exponiendo las fases del ciclo contable que comencé en el anterior artículo del blog:

5. OPERACIONES DE CIERRE:

Después de registrar la última operación de gestión del año, el contable procederá a efectuar las operaciones de cierre, las cuales tienen como finalidad fundamental presentar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados; es decir informar sobre los tres objetivos fundamentales que le hemos asignado a la contabilidad:

1. Situación económico‑financiera de la empresa.
2. Resultado del ejercicio económico.
3. Causas que han originado el resultado.

Podemos desglosar la fase de cierre de la contabilidad de una empresa en varias subperíodos:
SUBPERÍODOS DE LA FASE DE CIERRE

En primer lugar realizaremos un Balance General de Sumas y Saldos, como el que hemos estudiado en el punto anterior:

BALANCE GENERAL DE SUMAS Y SALDOS:

Es el Balance de Comprobación que deberá redactarse al menos trimestralmente. Si estamos a 31 de diciembre, es decir, a final de trimestre su redacción será obligatoria.

En segundo lugar realizaremos un inventario final:

INVENTARIO FINAL:

Este inventario nos permitirá conocer la situación real de cada elemento patrimonial, ya que ha podido haber bajas que no se han registrado contablemente y que no se descubrirán hasta inventariar los bienes. 

ASIENTOS DE AJUSTE Y REGULARIZACIÓN:

Es quizás la operación más delicada y compleja de la contabilidad.

Podemos distinguir dos clases de asientos de ajuste:

1. Por una parte, al comparar los datos inventariados con los saldos contables, habrá casos en que no coincidan. Por ejemplo, puede pasar que la cuenta de caja no coincida con el arqueo o recuento físico del dinero existente en Caja.

En estos casos habrá que realizar un asiento que rectifique el saldo contable ajustándolo a la cantidad real de dinero existente (por supuesto nos estamos refiriendo a pequeños desajustes en la caja de la empresa).

2. Por otra parte habrá saldos contables que exigirán una corrección valorativa por la aplicación de las normas de valoración que exige el Plan General contable y de la legislación vigente. Por ejemplo unas acciones que en la fecha de cierre de la contabilidad tienen una cotización en el mercado de valores muy inferior a la que tenían cuando se compraron. Esta situación requerirá un asiento para ajustar la valoración contable a la cotización real del mercado. Tendremos que aplicar a nuestros inmovilizados la amortización correspondiente para que reflejen el verdadero valor después de los años de uso, etc.

LA REGULARIZACIÓN DE EXISTENCIAS:

En este aspecto el plan general contable utiliza la cuenta (610) VARIACIÓN DE EXISTENCIAS DE MERCADERÍAS para adaptar el saldo real de existencias finales en almacén.

Esto se consigue con el siguiente doble asiento:

Con este asiento se anularán las existencias que poseía la empresa el 1 de enero.

Con este asiento contabilizaremos las verdaderas existencias existentes en la empresa una vez contadas físicamente y valoradas convenientemente, por alguno de los criterios permitidos por la Ley del Plan General Contable 2008 (precio medio ponderado o F.I.F.O.).

Una vez pasados estos dos asientos al Libro Mayor conseguiremos que el saldo de la cuenta de Mercaderías refleje la verdadera valoración de las existencias de la empresa y la cuenta de Variación de existencias (610) represente el gasto o el ingreso producido por dicha variación. Esta variación de existencias, por lo tanto, afectará a la cuenta de Pérdidas y Ganancias de la empresa y en consecuencia al resultado del ejercicio contable.

Los diferentes ajustes internos se irán detallando en un ejercicio práctico completo de ciclo contable en la próxima entrada del blog.

ASIENTO DE REGULARIZACIÓN DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

Uno de los objetivos de la contabilidad es informar sobre las causas que han originado los gastos y los ingresos.

Esta información se hará realidad con una simple transcripción a un asiento de los saldos que tengan en ese momento las cuentas de los grupos 6 Y 7, es decir, de los grupos de gastos e ingresos.

Todos los saldos de estas cuentas se pasan a la cuenta (129) RESULTADO DEL EJERCICIO, después de cuya operación todas ellas quedaran saldadas y cerradas.

El asiento que realizaremos en el Libro Diario será:

La cuenta 129. Resultado del Ejercicio reflejará el resumen de ingresos y gastos en forma de beneficio o pérdida en el ciclo contable y las cuentas de los grupos 6 y 7 quedarán saldadas y no se abrirán hasta el próximo ejercicio contable,

Si se tratase de una sociedad, deberemos realizar previamente a la regularización el cálculo del impuesto sobre los beneficios para cargarlo a la cuenta (6300). IMPUESTO SOBRE SOCIEDADES, la cual deberá ir incluida entre las que se cargan en Pérdidas y Ganancias como un gasto más del ejercicio. 

ELABORACIÓN DE LAS CUENTAS ANUALES

La segunda fase del cierre del ejercicio consistirá en la formulación de las cuentas anuales, que comprenderán:

•  BALANCE DE SITUACIÓN
• CUENTA DE PERDIDAS Y GANANCIAS
• MEMORIA
• ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO (NUEVO EN EL PLAN CONTABLE 2008)
• ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO (NUEVO EN EL PLAN CONTABLE 2008)

Me limitaré  en esta entrada a la elaboración de las cuentas básicas, como son, el Balance de Situación y la cuenta de Pérdidas y Ganancias , y dejaremos para próximas entradas la elaboración de los otros estados contables que necesitan una explicación más detallada por mi parte.

6.‑ EL ASIENTO DE CIERRE

En el momento de efectuar el asiento de cierre (último del ciclo contable), todas las cuentas de los grupos 6 Y 7 estarán saldadas desde que se efectuó el asiento de regularización de las mismas (penúltimo del ciclo).

Por lo tanto, en el momento de efectuar el cierre sólo las cuentas de balance (grupos 1 a 5) podrán tener saldo; por ello, antes de cerrarlas habrá que saldarlas mediante un cargo en las que tengan saldo acreedor y un abono en las que tengan saldo deudor.

Al pasar dicho asiento al Libro Mayor, todas las cuentas quedarán saldadas y, por lo tanto, podrán cerrarse.

Una vez cerrada la contabilidad solamente faltarán los trámites burocráticos que la legislación exige (legalización de libros, presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, etc).

En la próxima entrada realizaré un supuesto práctico de ciclo contable completo para aplicar la teoría del ciclo contable vista en estas dos primeras entradas dedicadas a las fases del ciclo contable.

Espero que os haya gustado.

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Saludos cordiales

Luis Manuel Sánchez