Lo que Hacienda Quiere (y lo que no quiere) que sepas
Contenidos
- 1 Lo que Hacienda Quiere (y lo que no quiere) que sepas
- 2 Las 3 Reglas de Oro: El Filtro Definitivo para Cualquier Gasto
- 3 La Lista (Que Sí Funciona): Gastos Deducibles que No Debes Pasar por Alto
- 4 La Zona Gris: Gastos Polémicos y Cómo Defenderlos
- 5 Tu Plan de Acción Anti-Hacienda: Guía Paso a Paso para No Fallar
- 6 ¿Te ha sabido a poco? Esto es solo la punta del iceberg.
- 7 ESCUCHA EL PODCAST
- 8 REPRODUCIR VIDEO
- 9 Analiza los estados contables de tu empresa: análisis patrimonial (I)
- 10 Existencias: su valoración
- 11 Retenciones y pagos a cuenta: impuesto de sociedades
La pregunta del millón. Esa que te haces cada vez que pagas algo con la tarjeta del negocio: Y esto… ¿me lo puedo deducir?
Te entiendo perfectamente. Ser autónomo es un campo de minas fiscal. Por un lado, quieres optimizar tus impuestos y no pagar ni un céntimo de más. Por otro, tienes un miedo atroz a recibir esa carta de Hacienda pidiendo explicaciones. Te sientes inseguro, te cuesta llevar la teoría a la práctica y temes que un error te cueste una sanción dolorosa.
Muchos te dirán que «hay listas en internet». Y es verdad. Pero ninguna te habla claro. Ninguna te dice, sin rodeos, cuál es el criterio real de Hacienda y cómo blindar tus gastos para que sean a prueba de inspecciones.
Se acabó.
Esta no es otra lista aburrida. Esta es tu guía de batalla. Directa, pedagógica y sin paja. Vamos a destripar qué puedes deducir, cómo justificarlo y, sobre todo, cómo ganar la seguridad que necesitas para gestionar tu negocio con confianza.
Las 3 Reglas de Oro: El Filtro Definitivo para Cualquier Gasto
Antes de memorizar listas, tienes que grabar esto a fuego. Para que un gasto sea deducible en el IRPF, debe cumplir SIEMPRE estos tres requisitos. Sin excepción.
- Estar vinculado a la actividad económica. El gasto debe ser necesario para generar tus ingresos. No vale decir «es que el Netflix me relaja para trabajar mejor». Tiene que ser un gasto propio de tu negocio. El boli sí, la entrada del cine no.
- Estar justificado documentalmente. Necesitas una factura completa a tu nombre (con tu NIF, domicilio, etc.). Olvídate de los tickets o los recibos simplificados para deducir el IRPF. La factura es tu escudo.
- Estar registrado contablemente. Debes incluir ese gasto en tu libro de registros de gastos e inversiones. Si no está en tu contabilidad, a ojos de Hacienda, no existe.
¿El gasto que tienes en mente pasa este triple filtro?
Si la respuesta es un «sí» rotundo, vamos por buen camino.
La Lista (Que Sí Funciona): Gastos Deducibles que No Debes Pasar por Alto
Ahora sí, vamos al grano. Aquí tienes los gastos más comunes que, cumpliendo las reglas de oro, puedes deducir sin miedo.
- Consumos de explotación: La materia prima de tu negocio. Si eres diseñador, las licencias de software (Adobe, Figma). Si eres carpintero, la madera y los tornillos. Es el gasto más evidente y fácil de justificar.
- Sueldos y salarios: Si tienes empleados a tu cargo, sus nóminas, pagas extras y cualquier otra retribución son 100% deducibles.
- Seguridad Social: Tu cuota de autónomos (el RETA) es el gasto deducible por excelencia. También lo son las cotizaciones de tus empleados, si los tienes.
- Arrendamientos y cánones: El alquiler de tu oficina, local, nave o coworking. También se incluyen aquí los cánones por licencias de patentes o el leasing de equipos.
- Reparaciones y conservación: El mantenimiento de tus equipos, la pintura de la oficina, la reparación del ordenador… ¡Ojo! Hablamos de mantenimiento, no de una ampliación o mejora que aumente el valor del bien (eso sería una inversión que se amortiza).
- Servicios de profesionales independientes: Lo que le pagas a tu gestor, a un abogado, un notario, un informático o un consultor de marketing.
- Otros servicios exteriores: Gastos de publicidad (Google Ads, Facebook Ads), gastos bancarios (comisiones de mantenimiento, TPV), primas de seguros (responsabilidad civil, local, etc.) y suministros (luz, agua, internet) si trabajas en un local u oficina.
- Tributos fiscalmente deducibles: El Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI) de tu local o el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) son deducibles. El IVA, las multas o el IRPF, por supuesto, no lo son.
- Gastos financieros: Los intereses de préstamos o créditos que hayas pedido para financiar tu negocio.
La Zona Gris: Gastos Polémicos y Cómo Defenderlos
Aquí es donde la mayoría patina. Son gastos que están entre lo personal y lo profesional, y Hacienda los mira con lupa. Para defenderlos, la clave es la proporcionalidad y una justificación impecable.
| Gasto Polémico | ¿Cómo lo deduzco y qué me pide Hacienda? |
| Vehículo y gastos asociados (gasolina, seguro, reparaciones) | Regla general: Hacienda es extremadamente estricta. Para deducir el IRPF, debes demostrar un uso EXCLUSIVO para la actividad. Esto es casi imposible para la mayoría, a no ser que seas transportista, taxista, agente comercial o similar y tengas un vehículo rotulado y adaptado. El truco (para el IVA): Sí puedes deducirte, por norma general, el 50% de las cuotas de IVA de estos gastos sin necesidad de justificar el grado de afectación. |
| Trabajo desde casa (vivienda propia o alquilada) | Paso 1: Debes haber notificado a Hacienda (modelo 036/037) qué porcentaje de tu vivienda usas para trabajar (ej: una habitación de 10m² en una casa de 100m² es el 10%). Paso 2: Puedes deducir los gastos de la vivienda (IBI, comunidad, seguro) en ese mismo porcentaje (en el ejemplo, el 10%). Paso 3 (Suministros): Para luz, agua, gas e internet, la regla es distinta. Sobre el porcentaje de metros que usas (el 10% del ejemplo), aplicas un 30%. Es decir, deducirías el 30% del 10% de esas facturas. Sí, es un lío, pero es legal. |
| Teléfono móvil e internet | Si tienes una línea exclusiva para el trabajo, es 100% deducible. Si usas la misma para todo, Hacienda puede poner problemas. La solución más limpia y segura es tener una línea y un terminal solo para el negocio. |
| Viajes y dietas (restaurantes, hoteles) | Requisitos clave: El gasto debe ser en un municipio distinto al de tu trabajo habitual, por motivos laborales demostrables (visita a cliente, feria, etc.) y debes poder justificarlo con facturas y pagos con tarjeta. Límites diarios en España: 26,67 €/día en comidas sin pernocta; 53,34 €/día si se pernocta. |
Tu Plan de Acción Anti-Hacienda: Guía Paso a Paso para No Fallar
¿Quieres sentirte seguro y competente? No se trata de saberse la lista de memoria, sino de tener un método a prueba de balas.
- Exige siempre Factura Completa: Acostúmbrate. No pidas ticket, pide factura con todos tus datos fiscales. Es tu principal arma de defensa.
- Paga con Medios Rastreables: Usa siempre la tarjeta o la cuenta bancaria del negocio. El rastro del dinero es una prueba de que el gasto es real. Pagar en efectivo levanta sospechas.
- Lleva tu Contabilidad al Día: No dejes los papeles para el final del trimestre. Registra cada factura en tu libro de gastos en cuanto la recibas. La organización es tu mejor aliada contra el estrés fiscal.
- Aplica el Sentido Común: Antes de deducir algo, pregúntate: «¿Podría defender este gasto delante de un inspector? ¿Tengo cómo demostrar que era para mi negocio?». Si dudas, es mejor ser cauto o consultar a un profesional.
Deducir gastos no es un truco para pagar menos impuestos, es tu derecho como autónomo. Es el reconocimiento de que para ganar dinero, primero tienes que invertirlo.
Hacerlo bien no solo te ahorra dinero, te da algo mucho más valioso: la tranquilidad de saber que tienes el control y la competencia para hacer crecer tu negocio sobre una base sólida y segura.
¿Te ha sabido a poco? Esto es solo la punta del iceberg.
La fiscalidad es un mundo complejo y dominarla es lo que diferencia a un autónomo que sobrevive de uno que prospera. Si quieres dejar de tener miedo a Hacienda y empezar a usar las reglas del juego a tu favor…
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