Mejora de la gestión empresarial gracias al análisis de las hojas de gastos

ARTICULO EN COLABORACIÓN CON CAPTIO

En la gestión empresarial, disponer de información actualizada y de calidad puede aportar grandes ventajas a la hora de tomar decisiones y detectar puntos de mejora y oportunidades de ahorro. Para ello, la hoja de gastos que los trabajadores en movilidad envían periódicamente a la empresa puede ser una fuente de información muy importante y valiosa, siempre que se sepa aprovechar bien. Descubre algunas claves del análisis de las notas de gastos para lograr mejorar la gestión de la empresa.

La mayoría de las empresas tienen empleados que, con más o menos frecuencia, tienen que realizar desplazamientos profesionales. El reporte de los gastos se hace mediante la nota u hoja de gastos, un documento que puede tener muchos formatos: el papel, digital, manual, automatizado… Este documento que a priori parece de poco valor, más allá de gestionar el reembolso de los gastos de viajes de los empleados, en realidad puede ser una herramienta de mejora de gestión para la empresa. Y es que este documento es mucho más complejo de lo que a primera vista parece. Puedes descubrir algunas de sus características y peculiaridades en esta didáctica infografía “Las 7 cosas que nunca pensarías de tu hoja degastos”.

Antes que nada, es importante que la empresa identifique los indicadores clave que le interesa analizar. Esta tarea tiene que tener un objetivo, una razón de ser, ya que sacar estadísticas porque sí es un trabajo inútil a la vez que muy laborioso. Los indicadores clave de rendimiento (KPIs por sus siglas en inglés), tienen que aportar información fundamental en el proceso de toma de decisiones. Para eso, a la hora de establecer y definir estos KPIs es recomendable seguir la metodología SMART:

• Specific: que sea un concepto específico, que refleje un objetivo concreto
• Measurable: ha de ser medible, cuantificable objetivamente
• Achievable: tiene que ser alcanzable
• Relevant: que sea relevante, que su medición aporte valor
• Time-bound: que esté ligado a un periodo de tiempo, restringido temporalmente

Los KPIs definidos marcarán el tipo de datos y de información que se tiene que recabar. Una vez realizado este proceso de definición, hay que tener en cuenta que para que la información que se extraiga de los datos sea útil y válida, los datos recogidos y analizados tienen que ser de calidad. Por eso, hay que dejar claro a todos los trabajadores qué datos tienen que consignar en su hoja de gastos, explicar bien cada concepto, para que todos lo entiendan de la misma manera y no haya lugar a las interpretaciones personales, etc. Cuando el proceso de reporte de las hojas de gastos se realiza de forma manual, es especialmente importante dejarlo bien claro, ya que con un proceso automatizado hay menos espacio para la interpretación y los errores de este tipo.

Otro aspecto a tener en cuenta es el equilibrio de la perspectiva del trabajador que reporta sus gastos y del que analiza los datos extraídos. Es habitual que el analista o controller quiera disponer de mucha información y muchos datos distintos. Pero hay que pensar en el tiempo que el llevará al trabajador en movilidad reportar estos datos. Sobre todo cuando es un proceso manual, el reporte de datos puede ser muy lento, ocupar mucho tiempo de los trabajadores de forma poco productiva. Así que hay que buscar no sobrecargar la nota con demasiada información, pero teniendo en cuenta los KPIs y los ejes de análisis necesarios.

Los mismos datos se pueden analizar de distintas maneras. Por ejemplo, los gastos se pueden analizar de forma vertical u horizontal. Si se analizan de forma vertical, se trata de conocimiento enfocado a detectar puntos de mejora de procesos. Patrones, situaciones comunes de gastos, tendencias, proveedores, etc. En cuanto al análisis horizontal, está más enfocado al gasto del individuo: importes, en qué se hace el gasto, patrones, evolución, cumplimiento de las políticas de gastos, etc. También es posible realizar un análisis vertical de los gastos por trabajador, es decir agrupar la información en categorías para analizar por separado conceptos concretos, como transporte, dietas, etc.

Saludos cordiales

Luis Manuel Sánchez