Ciclo contable: sus fases (I)

Actualizado: 14 noviembre, 2019

Ciclo contable

Comienzo aquí una serie de entradas al blog relativas al proceso general que se realiza en la contabilidad de una empresa durante un año desde que apertura su contabilidad hasta que presenta el cierre y las cuentas anuales, con el fin de dar una visión general de todas la operaciones que realiza una empresa a lo largo de un ejercicio contable.

Podemos definir el ciclo contable, por lo tanto, como el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada período contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones, continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboración del balance de comprobación, la hoja de trabajo, los estados financieros (cuentas anuales), la contabilización en el libro diario de los asientos de ajuste y regularización, su traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente el balance de comprobación posterior al cierre. 

Partiendo del inventario inicial, el ciclo contable se inicia y termina con la apertura y cierre de las cuentas. Esquemáticamente podríamos representar el ciclo contable de la siguiente forma:

ESQUEMA DE CICLO CONTABLE

Figura 1: Esquema básico del ciclo contable

El ciclo contable es el conjunto de operaciones realizadas por una empresa durante un ejercicio económico, el cual tiene una duración cronológica en el tiempo de un año (normalmente desde el 1 de enero al 31 de diciembre).

A pesar de que la gestión de la empresa es continua e ilimitada, las razones por las que la actividad se divide en ciclos anuales pueden ser las siguientes: 

DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LA LEGISLACIÓN MERCANTIL:

Se establece la obligatoriedad de redactar y presentar en el Registro Mercantil las cuentas anuales de la empresa, que comprenderán el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo (este último no será obligatorio para pymes), a través de las cuales se mostrará la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.

DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LA LEGISLACIÓN FISCAL:

Es necesario liquidar con la administración pública los impuestos anuales que se derivan de los beneficios de la empresa. Es necesario realizar una regularización anual para conocer los resultados que compondrán la base imponible de dicho impuesto.

DESDE EL PUNTO DE VISTA INFORMATIVO:

Es preciso conocer la situación económico‑financiera de la empresa y sus resultados para poder corregir las desviaciones o los posibles errores en la gestión que estén impidiendo unos mejores resultados.

1.- EL INVENTARIO INICIAL

Según el artículo 28 del Código de Comercio, el libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa.

De todas formas, aunque no lo exigiese la legislación, si tuviésemos que poner en marcha o al día una contabilidad, sería inevitable partir de un inventario (relación detallada de los bienes, derechos y obligaciones) a partir de cuyos datos se procederá a abrir las cuentas que representan dicho patrimonio.

2.- EL ASIENTO DE APERTURA

Tomando los datos del inventario inicial, el asiento de apertura en el libro diario, consistirá en hacer un cargo (apunte en debe) de las cuentas de activo y un abono (apunte en el haber) de las de pasivo y patrimonio neto.

 

FECHA

CUENTA

CONCEPTO

IMPORTES

CÓDIGO TÍTULO DEBE HABER
Primer asiento del año

1-1

Grupos 1 a 5

Todas las cuentas ACTIVAS

Asiento de apertura

xxx

Primer asiento del año  1-1 Grupos 1 a 5

Todas las cuentas PASIVAS

Asiento de apertura

xxx

 

Observa que en el asiento de apertura sólo aparecen cuentas de los grupos 1 a 5 (Activas y Pasivas) del Plan general Contable. Si en el asiento aparecieran cuentas de los grupos 6 y 7, nunca podría ser un asiento de apertura. 

Del libro diario se pasará al libro mayor, con lo que ya estarán dispuestos para registrar en ellos los dos libros contables en los que, día a día, se irán anotando las operaciones que realice la empresa.

3.- ASIENTOS DE GESTIÓN DIARIOS

El Libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Aunque el Código no diga nada del Libro Mayor, sabemos que, por conveniencia y necesidad de información, todos los asientos del diario se pasarán también al mayor.

 4.- BALANCES DE SUMAS Y SALDOS (DE COMPROBACIÓN)

Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. No obstante, podremos hacer tantos balances como nos sean necesarios para conocer la evolución de la empresa.

Su estructura es la siguiente: estructura balance de comprobacion   Figura 2: Estructura del Balance de Sumas y Saldos Para que el Balance esté correcto deben coincidir:

SUMAS DEL DEBE = SUMAS DEL HABER

Y también:

SALDOS DEUDORES = SALDOS ACREEDORES

El hecho de que cuadre un Balance de Sumas y Saldos no garantiza que nuestra contabilidad esté llevada correctamente, pues sólo nos detectará errores de cantidad y los fallos de traspaso de los asientos al Libro Mayor.

La principal diferencia entre un Balance de Situación (cuenta anual) y un balance de sumas y saldos se plasma en que, en el Balance de Situación sólo aparecen cuentas de activo y cuentas de pasivo y en el balance de sumas y saldos aparecen todas las cuentas que en ese momento estemos utilizando en nuestra contabilidad, es decir, de activo, de pasivo, gastos e ingresos.

En la siguiente entrada completaré las fases del ciclo contable en su totalidad.

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Saludos cordiales

Luis Manuel Sánchez

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