Cómo contabilizar los efectos comerciales (I)

Los objetivos de ésta y próximas entradas al blog serán el conocer los principales efectos comerciales que manejan las empresas diariamente y su contabilización. Estos objetivos los podemos resumir en:

• Aprender a contabilizar los efectos comerciales más importantes de la empresa tales como letras de cambio y pagarés desglosando la cuenta 431. Clientes Efectos Comerciales a Cobrar. 

• Conocer los efectos comerciales más importantes en las operaciones de las empresas y las operaciones más importantes de financiación que llevan consigo (descuento comercial o bancario). 

• Contabilizar las diversas situaciones en las que se puede encontrar un efecto comercial: en cartera, descontado, en gestión de cobro o impagado. 

• Comprender y contabilizar el riesgo de las operaciones con efectos. 

• Contabilizar las remesas de efectos, desglosando los diferentes gastos que esta operación conlleva. 

• Contabilizar el impago y las consecuencias siguientes de un efecto comercial.

En esta primera entrada conoceremos las características de los efectos comerciales más utilizados por las empresas.

DERECHOS DE COBRO ORIGINADOS POR OPERACIONES COMERCIALES

 Al realizar estas operaciones, la empresa cobra o paga, según corresponda a la operación realizada. Pero es muy frecuente, sobre todo en operaciones de tipo comercial, que las partes intervinientes en la operación acuerden retrasar estos cobros y pagos, originándose derechos de cobro y obligaciones de pago.

En esta entrada, voy a exponer los derechos de cobro que surgen de la realización de la actividad empresarial ordinaria y que, atendiendo al origen de los mismos, se pueden clasificar en:

• CLIENTES
• DEUDORES
• DERECHOS DE COBRO SOBRE EL PERSONAL DE LA EMPRESA
• DERECHOS DE COBRO SOBRE ENTIDADES PÚBLICAS

En la contabilidad de la empresa, cada uno de estos derechos se registra en una cuenta específica de ACTIVO CORRIENTE y se valora, normalmente, por la cantidad de dinero a percibir en una determinada fecha convenida por las partes intervinientes.

EFECTOS COMERCIALES A COBRAR

En infinidad de ocasiones oímos “estoy pagando la letra del coche…”, pero realmente, ¿qué significa esta expresión? Normalmente al comprar el coche, se aplaza su pago, autorizando al vendedor a que cobre cada mes (o en el período convenido), de la cuenta corriente del comprador cierto importe.

Por lo tanto en el cobro de una letra de cambio intervienen tres personas:

• El LIBRADO (comprador en la operación comercial)
• El LIBRADOR (el vendedor en la operación comercial)
• El TOMADOR o TENEDOR (normalmente un banco intermediario)

LA LETRA DE CAMBIO

Explicación:

1. 1. Lugar de emisión o libramiento de la letra de cambio…

1. 1. Nombre de la moneda en la que se ha confeccionado la letra.

1. 1. Nominal de la letra (cantidad a pagar al vencimiento).

1. 1. Fecha de libramiento, es decir, el momento en que se ha emitido la letra de cambio.

1. 1. Fecha de vencimiento, fecha en la que el librado, quién tiene que pagar ha de hacer efectivo el pago.

1. 1. Librador: el que emite la letra y tiene que cobrarla. En una relación vendedor-comprador sería el vendedor.

1. 1. Nominal de la letra de cambio expresado en cifras numéricas.

1. 1. Domicilio de pago, si bien no es un requisito indispensable cuando se especifica se dice que la letra de cambio se encuentra domiciliada, suele corresponderse con la dirección de la entidad bancaria donde habrá de hacerse efectivo el pago.

1. 1. Datos del librado, identificación y dirección de la persona, física o jurídica, que ha de realizar el pago.

1. 1. Aceptación por parte del librado del pago, en ocasiones la letra se presenta al librado para que con su firma acepte el visto bueno al pago.

1. 1. Firma autógrafa del librador, esto es, del emisor de la letra de cambio.

1. 1. Tasa de timbres – Actos Jurídicos Documentados- que se tendrán que liquidar para poner en circulación la letra. En este sentido cabe destacar que la cuantía de dicha tasa depende de la cuantía del documento.

1. Identificación del documento utilizado para su cumplimentación

EL PAGARÉ

Desde punto de vista del librado (el que confecciona y emite el pagaré) sirve como método de financiación, ya que paga de forma aplazada a sus proveedores, mientras él puede llegar a cobrar antes de sus clientes.

En el tráfico que se produce entre las empresas, es muy corriente utilizar letras o pagarés (estos últimos son más utilizados actualmente), pues, ambos efectos, pueden ser descontados, lo que no podemos hacer con otros efectos.

De ahí su importancia en la contabilidad de la empresa. Estos derechos de cobro que la empresa formaliza en efectos de giro, letras o pagarés, aceptados por los clientes o deudores, el plan general contable los registra en las cuentas.

1. 431. CLIENTES, EFECTOS A COBRAR
2. 441. DEUDORES, EFECTOS A COBRAR

El Plan General Contable 2007 para Pymes prevé un desglose de estas cuentas en cuentas de cuatro dígitos para controlar la situación de los efectos en cada una de las fases de la relación comercial.

Según estén los efectos en el cajón de la oficina de la empresa, entregados al banco para su descuento, entregados al banco para su gestión de cobro o que hayan resultado impagados por los deudores de la empresa.

Y por otra parte:

De esta forma, cuando los clientes de la empresa acepten efectos, sean letras de cambio o pagarés realizaremos el siguiente asiento:

Y en el caso de que se trate de deudores en vez de clientes:

Si en algún momento de la relación comercial, antes de su vencimiento, los efectos presentasen riesgo de insolvencia, y se siguiese el método individualizado del deterioro de valor de los créditos comerciales (visto en el tema 11), estos efectos se catalogarían como de dudoso cobro y contabilizaríamos:

Cuando llegue el vencimiento y sea la empresa quién los cobre directamente, pueden producirse las siguientes situaciones:

CASO 1: Que la empresa cobre los efectos

CASO 2: Que los efectos resulten impagados

Se produce el impago porque, ha llegado el momento de cobrarlos, su vencimiento, y el comprador (librado de la operación) no los ha pagado.

En la contabilidad de la empresa ha de dejar constancia de esta situación, por lo que efectúa la siguiente anotación contable:

Más tarde, puede ocurrir que: cobre la letra o pagaré impagado, emita una nueva letra o acepte un nuevo pagaré, la cobre por juicio declarativo ordinario o por vía ejecutiva o resulte incobrable total o parcialmente.

CASO 3: Que los efectos resultaran definitivamente incobrables 

En la próxima entrada seguiremos con el tratamiento contable de los efectos comerciales.

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Luis Manuel Sánchez