Nóminas: su contabilización (I)

Comienzo aquí una serie de entradas en el blog relativas a la contabilización de los gastos de personal. En esta primera entrada veremos aspectos generales y en las sucesivas se reflejarán todas los posibles casos que se pueden dar cuando tengamos que contabilizar la nómina de la empresa. En entradas sucesivas se tratarán situaciones especiales en la contabilización de los gastos de personal.

REGISTRO, SEGUIMIENTO Y CONTROL CONTABLE DE LAS OPERACIONES DE PERSONAL

Del conjunto de actuaciones y relaciones de la empresa con sus trabajadores, vamos a analizar aquellas que represen­tan hechos contables y que, por tanto, la empresa debe re­gistrar y controlar a través de su contabilidad.

Estas operaciones son todas las relacionadas con las retri­buciones a los trabajadores, como el pago de las nóminas y las obligaciones que la empresa contrae con los organis­mos de la Seguridad Social y con la Hacienda Pública a con­secuencia de las mismas.

DOCUMENTOS SOPORTE DE LAS OPERACIONES

Para la contabilización de estas operaciones, constituyen do­cumentos soporte los siguientes documentos y justificantes:

El recibo de salarios

El pago y la liquidación de los salarios y demás retribucio­nes a los trabajadores deben efectuarse con un justificante, es decir, mediante un recibo adecuado.

Existe un modelo oficial de carácter general para todas las empresas, aunque puede ser sustituido por otro diferente previa autorización de los organismos oficiales correspondientes, como son las Direcciones Provinciales del Ministerio de Trabajo, y los or­ganismos de Trabajo de las comunidades autónomas.

Los documentos soporte de la realización del pago a los tra­bajadores serán las copias de las nóminas o recibos de sa­larios, firmados por el trabajador si se paga en metálico, y los resguardos o justificantes de los cheques emitidos, o de las transferencias realizadas, si se paga por mediación de una entidad bancaria.

Boletines de cotización a la Seguridad Social

Como ya sabemos, las empresas que contratan a un trabajador están obligadas a pagar a la Seguridad Social unas determinadas cuotas con el fin de contribuir a la financiación de las prestaciones sociales. A su vez, los trabajadores también tienen que pagar sus cuotas correspondientes a organismo.

Sobre la empresa recae la obligación de retener del sueldo  de sus trabajadores las cuotas mensuales que éstos han de aportar a la Seguridad Social, e ingresarlas en las Administraciones de este organismo junto con las cuotas que son  cargo de la propia empresa.

Este ingreso debe realizarse con periodicidad mensual siendo el plazo para realizarlo durante todo el mes posterior al pago de las nóminas.

El documento de Relación Nominal de Trabajadores (RNT) y el documento de Relación de liquidación de cotizaciones (RLC)  son documentos oficiales de la Seguridad Social para efectuar el pago de los Seguros Sociales mensualmente.

Como bien su nombre indica, el RNT (antiguo TC2) incluye toda la información sobre las altas, bajas y bases de cotización de todos los trabajadores de la empresa que hayan sido dados de alta durante ese mes e informa de aquellos que tienen derecho a bonificación y/o deducción.

Por su lado, el RLC (antiguo TC1) muestra el pago realizado por la empresa de la cotización mensual a la Seguridad Social y también debe incluir un listado de todos los trabajadores que hayan liquidado durante el periodo. El documento necesita de una huella electrónica que asegura la autenticidad del documento.

El sistema informático de la Tesoreria General de la Seguridad Social ha ido evolucionando y cambiando. En el pasado, el pago de los Seguros Sociales se realizaba mediante un programa llamado Winsuite32 y era la empresa la que enviaba los antiguos documentos, el TC1 y el TC2, a la Tessorería para que ella generara los pagos directamente.

Ahora, con el Sistema de Liquidación Directa (SLD) y el programa Siltra, la Seguridad Social compara la información enviada cada mes por la empresa con las comunicaciones que esta le ha ido haciendo durante el mismo periodo y una vez confirmado el cálculo la Tesorería envía el RLC y RNT a la empresa, así se asegura un mayor control de que las empresas estén usando las bases de cotización adecuadas para cada uno de sus empleados, etc.

Enlace al Manual de Liquidación Directa

Pagos a cuenta del IRPF de los trabajadores

Las empresas están también obligadas a retener del sueldo de sus trabajadores los importes que éstos deben ingresar en la Administración tributaria, en concepto de pagos a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, e ingresarlos por cuenta de éstos.

La empresa debe realizar el ingreso de estas retenciones con periodicidad trimestral, en los veinte primeros días los meses de abril, julio, octubre y enero, correspondientes cada uno de ellos a las retenciones practicadas en el trimestre natural anterior.

El ingreso se realiza mediante el correspondiente impreso oficial que la empresa debe completar, modelo 111, y puede efectuarse por mediación de entidad bancaria o directamente en la Agencia Tributaria Delegación de Hacienda, u organismo tributario de la comunidad autónoma que corresponda.

Las grandes empresas, con volumen de operaciones superior a seis millones de euros, deben realizar el ingreso de las retenciones a sus trabajadores mensualmente, en los primeros días de cada mes.

IDENTIFICACIÓN DE LAS CUENTAS

Vamos a identificar a continuación las cuentas básicas para el registro contable de estas operaciones en función de los  principales conceptos que intervienen en las mismas.

CUADRO DE CUENTAS

640. Sueldos y salarios.

641. Indemnizaciones.

642. Seguridad Social a cargo de la empresa.

649. Otros gastos sociales.

Retribuciones al personal, cualquiera que sea la forma o el concepto por el que se satisfacen; cuotas de la Seguridad Social a cargo de la empresa y los demás gastos de carácter social.

640. Sueldos y salarios

Remuneraciones, fijas y eventuales, al personal de la empresa. Entre los complementos al sueldo base podemos encontrar los siguientes:

• • ­Personales: antigüedad, idiomas, títulos, etc.

• • ­De puesto de trabajo: penosidad, toxicidad, peligrosidad, turnicidad, responsabilidad, nocturnidad, disponibilidad, etc.

• • ­Por calidad o cantidad: primas de producción, asistencia, puntualidad, horas extraordinarias, horas complementarias, prolongación de jornada, etc.

• Pagas extraordinarias, de beneficios, etc.

De acuerdo con la legislación laboral el salario pagado en especie no puede superar el 30% de las percepciones salariales del trabajador.

CONTABILIZACIÓN

Esta cuenta se cargará por el importe íntegro de las remuneraciones devengadas en los siguientes casos:

­Pago en efectivo

Por el pago en efectivo, con abono a cuentas del subgrupo 57.

Devengadas y no pagadas

­Por las devengadas y no pagadas, con abono a la cuenta 465 (Remuneraciones pendientes de pago):

Compensación de deudas

Por compensación de deudas pendientes, con abono a las cuentas 254, 460 y 544 según proceda.

Los importes que los trabajadores deben a la empresa aparecen reflejados en las cuentas:

(460) Anticipos de remuneraciones.

(544) Créditos a corto plazo al personal.

(254) Créditos a largo plazo al personal.

En la medida en que estos importes sean descontados de sus nóminas, contabilizaremos:

En el recibo de salarios se reflejan, dentro de las deducciones, en los apartados «Anticipos » y «Otras deducciones».

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Retenciones y cuotas Seguridad Social

Por las retenciones de tributos y cuotas de la Seguridad Social a cargo del personal, con abono a cuentas del subgrupo 47. 

Debe procederse del mismo modo al contabilizar las pagas extraordinarias que, de acuerdo con la reglamentación que les sea aplicable, resulten devengadas total o parcialmente en el ejercicio; aunque su pago, y la correspondiente emisión del recibo de salarios se haya de efectuar en el posterior.

El procedimiento de contabilización es el que estamos señalando en este apartado.

El reconocimiento de la obligación de pago con Hacienda, en relación a la retención a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, que en su caso deba practicarse, se realizará cuando nazca esa obligación de retener, es decir, en el momento en que se satisfagan las cantidades devengadas y debidas al trabajador.

En el año N+1 cuando se liquide la totalidad de la paga. Suponemos unas retenciones practicadas al trabajador de 240 euros:

COMISIONISTAS

No se incluye dentro del concepto de personal a los llamados agentes comerciales, comisionistas o representantes, cuando asuman el riesgo y ventura de las operaciones mercantiles en las que intervengan por cuenta de la empresa; ni cuando sean autónomos para el desempeño de dicha actividad.

641. Indemnizaciones

Entendemos que esta cuenta también incluye:

1. Indemnizaciones o suplidos por gastos relacionados con el trabajo, siempre que tengan carácter indemnizatorio, es decir compensatorio de un gasto efectuado o de una pérdida patrimonial de carácter material o inmaterial, tales como: quebranto de moneda, desgaste de herramientas, prendas de trabajo, gastos de locomoción, dietas de viaje, plus de distancia, plus de transporte, gastos de contrato, etc.

2. Indemnizaciones por traslado y por suspensión del contrato.

Se cargará por el importe de las indemnizaciones, con abono a cuentas de los subgrupos 46, 47 o 57.

Normalmente, los abonos aquí reflejados se contabilizarán conjuntamente con los del resto de las nóminas.

642. Seguridad Social a cargo de la empresa

Se cargará por las cuotas devengadas, con abono a la cuenta 476.

En una próxima entrada del blog se realizará un desarrollo práctico de contabilización de una nómina. Como complemento de la entrada podéis descargar una sencilla hoja de cálculo excel que permitirá calcular la nómina de un trabajador teniendo implementadas las bases, tipos de cotización y difrentes categorías y grupos (para el año 2014).

MODELO DE NÓMINA EXCEL

Enlaces de interés:

Bases y tipos de cotización 2021: bases y tipos para el cálculo de las nóminas

Cálculo del tipo de retención 2021: programa de la Agencia tributaria con el que podéis calcular el tipo de retención que corresponde aplicar en la nómina de un trabajador en función de sus circunsgancias familiares, personales y retribuciones brutas anuales.

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Saludos cordiales y hasta la próxima entrega.

Luis Manuel Sánchez