Provisión de fondos: su contabilización

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¿Cómo contabilizar la provisión de fondos de un profesional?

1-Planteamiento del problema

Las prestaciones de servicios  realizadas por abogados y asesores tienen como característica fundamental la solicitud de un anticipo o provisión de fondos, a cuenta de los costes y demás gastos en los que deberá incurrir aquél para la prestación del servicio.

Aparte de las cantidades de dinero que el abogado abonará en nombre y por cuenta del cliente (suplidos), también responde a un criterio de caja, dado que normalmente se trata de relaciones de larga duración o “tracto sucesivo”.

2-¿En qué cuentas la reflejamos?

La provisión de fondos puede abonarse directamente sin necesidad de recibir o expedir factura por tal entrega, utilizándose en este caso las cuentas de anticipo a proveedores (407) o acreedores (417) para la contabilización, según corresponda. Si actuamos de esta forma la empresa la empresa, al no haber factura no se podrá deducir dicho impuesto con el consiguiente perjuicio fiscal.

Así pues, partiendo de la conveniencia de recibir factura, la provisión de fondos entregada constituye en sí mismo el devengo de una sola operación de la que, en un futuro, se derivarán consecuencias para la empresa.

Por esta razón, podemos utilizar la cuenta 555 “Partidas pendientes de aplicación”, prevista para fondos recibidos sin causa identificada o causas no incluidas en otros subgrupos, durante el tiempo necesario para aclarar la misma.

3.- Registro contable.

Supongamos que nuestra empresa contrata los servicios de un abogado para proceder al despido de algunos de sus trabajadores. Éste, acepta la oferta y solicita, a su vez, una provisión de fondos de 7.000 euros (5.000 por gastos suplidos y 2.000 de minuta). La empresa X deberá realizar el siguiente asiento contable.

 

Código Cuenta Debe Haber
555 Partidas pendientes de aplicación 7.000
472 H.P. IVA soportado (21 %) sobre 2.000 (7.000 – suplidos) 420
572 Bancos 7.420

Hemos cargado en la cuenta 555 la provisión de fondos entregada al abogado. En su motivo, debemos estar pendientes de recibir la factura final, una vez se hayan prestado todos los servicios, para proceder a su regularización. De no ser así, estaríamos contribuyendo a reflejar una imagen patrimonial que no se corresponde a la realidad.

Asimismo, es importante fijarse en la repercusión del IVA, en el sentido de descontar de la base imponible las cantidades satisfechas en concepto de suplidos (artículo 78.3 de la Ley del IVA).

De esta forma, una vez finalizados los procedimientos llevados a cabo por el abogado de la empresa, éste envía a la empresa una factura por importe de  – 1.000 euros, con el siguiente desglose:

FACTURA DEFINITIVA
Honorarios 2.000
Anticipo provisión -2.000
IVA 0
Suplidos 4.000
Anticipo provisión -5.000
Total -1.000

La empresa X deberá contabilizar la factura y, a su vez, cancelar la parte correspondiente en la provisión de fondos.

Código Cuenta Debe Haber
623 Servicios profesionales independientes 2.000
629 Otros servicios (suplidos) 4.000
410 Acreedores por prestación de servicios 6.000

 

Código Cuenta Debe Haber
410 Acreedores por prestación de servicios 6.000
555 Partidas pendientes de aplicación 6.000

*(En este ejemplo no hemos tenido en cuenta el IVA devengado por los suplidos )

Podemos observar como que el coste de la prestación de servicios ha resultado ser inferior al previsto inicialmente, debiendo el abogado rembolsar el exceso de provisión relativo a suplidos que finalmente no se han devengado. Por el abono de tales cantidades la empresa X realizará el siguiente asiento contable:

Código Cuenta Debe Haber
572 Bancos 1.000
555 Partidas pendientes de aplicación 1.000

Conclusiones

Las cantidades abonadas en concepto de anticipo como contraprestación a la prestación de servicios deben contabilizarse conforme al devengo fiscal del IVA, eso es, como partidas pendientes de aplicación no integradas en otros subgrupos.

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