Nóminas: su contabilización (I)

Nóminas

Comienzo aquí una serie de entradas en el blog relativas a la contabilización de los gastos de personal. En esta primera entrada veremos aspectos generales y en las sucesivas se reflejarán todas los posibles casos que se pueden dar cuando tengamos que contabilizar la nómina de la empresa. En entradas sucesivas se tratarán situaciones especiales en la contabilización de los gastos de personal.

REGISTRO, SEGUIMIENTO Y CONTROL CONTABLE DE LAS OPERACIONES DE PERSONAL

Del conjunto de actuaciones y relaciones de la empresa con sus trabajadores, vamos a analizar aquellas que represen­tan hechos contables y que, por tanto, la empresa debe re­gistrar y controlar a través de su contabilidad.

Estas operaciones son todas las relacionadas con las retri­buciones a los trabajadores, como el pago de las nóminas y las obligaciones que la empresa contrae con los organis­mos de la Seguridad Social y con la Hacienda Pública a con­secuencia de las mismas.

DOCUMENTOS SOPORTE DE LAS OPERACIONES

Para la contabilización de estas operaciones, constituyen do­cumentos soporte los siguientes documentos y justificantes:

El recibo de salarios

El pago y la liquidación de los salarios y demás retribucio­nes a los trabajadores deben efectuarse con un justificante, es decir, mediante un recibo adecuado.

Existe un modelo oficial de carácter general para todas las empresas, aunque puede ser sustituido por otro diferente previa autorización de los organismos oficiales correspondientes, como son las Direcciones Provinciales del Ministerio de Trabajo, y los or­ganismos de Trabajo de las comunidades autónomas.

Los documentos soporte de la realización del pago a los tra­bajadores serán las copias de las nóminas o recibos de sa­larios, firmados por el trabajador si se paga en metálico, y los resguardos o justificantes de los cheques emitidos, o de las transferencias realizadas, si se paga por mediación de una entidad bancaria.

Boletines de cotización a la Seguridad Social

Como ya sabemos, las empresas que contratan a un trabajador están obligadas a pagar a la Seguridad Social unas determinadas cuotas con el fin de contribuir a la financiación de las prestaciones sociales. A su vez, los trabajadores también tienen que pagar sus cuotas correspondientes a organismo.

Sobre la empresa recae la obligación de retener del sueldo  de sus trabajadores las cuotas mensuales que éstos han de aportar a la Seguridad Social, e ingresarlas en las Administraciones de este organismo junto con las cuotas que son  cargo de la propia empresa.

Este ingreso debe realizarse con periodicidad mensual siendo el plazo para realizarlo durante todo el mes posterior al pago de las nóminas.

Éste se efectúa a través correspondiente boletín de cotización, modelo TC1  (desaparece como modelo físico en el año 2011; se realizan a partir de ese momento, telemáticamente,  por el SISTEMA RED)que recoge la liquidación de los seguros sociales correspondientes a la empresa y a los trabajadores. Próximamente se implantará el sistema Creta que cambiará sustantivamente la presentación de los seguros sociales de forma telemática.

Junto con modelo se presenta el modelo TC2  (también desapareció en el año 2011 en soporte físico), que contiene la relación de los trabajadores de los trabajadores y sus datos salariales.

El ingreso se puede efectuar por mediación de una entidad bancaria o directamente en la Administración u organismo de la Seguridad Social que corresponda.

Pagos a cuenta del IRPF de los trabajadores

Las empresas están también obligadas a retener del sueldo de sus trabajadores los importes que éstos deben ingresar en la Administración tributaria, en concepto de pagos a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, e ingresarlos por cuenta de éstos.

La empresa debe realizar el ingreso de estas retenciones con periodicidad trimestral, en los veinte primeros días los meses de abril, julio, octubre y enero, correspondientes cada uno de ellos a las retenciones practicadas en el trimestre natural anterior.

El ingreso se realiza mediante el correspondiente impreso oficial que la empresa debe completar, modelo 111, y puede efectuarse por mediación de entidad bancaria o directamente en la Agencia Tributaria Delegación de Hacienda, u organismo tributario de la comunidad autónoma que corresponda.

Las grandes empresas, con volumen de operaciones superior a seis millones de euros, deben realizar el ingreso de las retenciones a sus trabajadores mensualmente, en los primeros días de cada mes.

IDENTIFICACIÓN DE LAS CUENTAS

Vamos a identificar a continuación las cuentas básicas para el registro contable de estas operaciones en función de los  principales conceptos que intervienen en las mismas.

CUADRO DE CUENTAS

640. Sueldos y salarios.

641. Indemnizaciones.

642. Seguridad Social a cargo de la empresa.

649. Otros gastos sociales.

Retribuciones al personal, cualquiera que sea la forma o el concepto por el que se satisfacen; cuotas de la Seguridad Social a cargo de la empresa y los demás gastos de carácter social.

640. Sueldos y salarios

Remuneraciones, fijas y eventuales, al personal de la empresa. Entre los complementos al sueldo base podemos encontrar los siguientes:

  • ­Personales: antigüedad, idiomas, títulos, etc.
  • ­De puesto de trabajo: penosidad, toxicidad, peligrosidad, turnicidad, responsabilidad, nocturnidad, disponibilidad, etc.
  • ­Por calidad o cantidad: primas de producción, asistencia, puntualidad, horas extraordinarias, horas complementarias, prolongación de jornada, etc.
  • Pagas extraordinarias, de beneficios, etc.

De acuerdo con la legislación laboral el salario pagado en especie no puede superar el 30% de las percepciones salariales del trabajador.

CONTABILIZACIÓN

Esta cuenta se cargará por el importe íntegro de las remuneraciones devengadas en los siguientes casos:

­Pago en efectivo

Por el pago en efectivo, con abono a cuentas del subgrupo 57.

FECHA

CUENTA CONCEPTO IMPORTES

CÓDIGO

TÍTULO

DEBE HABER
x xxx 640 Sueldos y salarios Nómina del mes xxx
x xxx 572 Bancos c/c Nómina del mes xxx
X xxx …………………… xxx

Devengadas y no pagadas

­Por las devengadas y no pagadas, con abono a la cuenta 465 (Remuneraciones pendientes de pago):

FECHA CUENTA CONCEPTO IMPORTES
CÓDIGO TÍTULO DEBE HABER
x xxx 640 Sueldos y salarios Nómina del mes xxx
x xxx 572 Bancos c/c (por los importes pagados) Nómina del mes xxx
X xxx 465 Remuneraciones pendientes de pago Nómina del mes xxx

Compensación de deudas

Por compensación de deudas pendientes, con abono a las cuentas 254, 460 y 544 según proceda.

Los importes que los trabajadores deben a la empresa aparecen reflejados en las cuentas:

(460) Anticipos de remuneraciones.

(544) Créditos a corto plazo al personal.

(254) Créditos a largo plazo al personal.

En la medida en que estos importes sean descontados de sus nóminas, contabilizaremos:

FECHA CUENTA CONCEPTO IMPORTES
CÓDIGO TÍTULO DEBE HABER
x xxx 640 Sueldos y salarios Nómina del mes xxx
x xxx 460 Anticipos de remuneraciones Nómina del mes xxx
x xxx 544 Crédito a corto plazo al personal Nómina del mes xxx
x xxx 254 Crédito a largo plazo al personal Nómina del mes xxx
  …………………………. ……………….. ….

En el recibo de salarios se reflejan, dentro de las deducciones, en los apartados «Anticipos » y «Otras deducciones».

­

Retenciones y cuotas Seguridad Social

Por las retenciones de tributos y cuotas de la Seguridad Social a cargo del personal, con abono a cuentas del subgrupo 47. 

FECHA CUENTA CONCEPTO IMPORTES
CÓDIGO TÍTULO DEBE HABER
x xxx 640 Sueldos y salarios Nómina del mes xxx
x xxx 476 Organismos de la seguridad social acreedores Nómina del mes xxx
x xxx 4751 H.P. acreedora por retenciones practicadas Nómina del mes xxx
…. ………………………….. …………………. …..

 

Para cumplir con los principios del registro, del devengo y de correlación de ingresos y gastos, es necesario contabilizar, dentro del ejercicio en que se devenguen, las primas por productividad o conceptos análogos; aunque su importe no vaya a ser reflejado en las nóminas del ejercicio, sino en las del siguiente.

Debe procederse del mismo modo al contabilizar las pagas extraordinarias que, de acuerdo con la reglamentación que les sea aplicable, resulten devengadas total o parcialmente en el ejercicio; aunque su pago, y la correspondiente emisión del recibo de salarios se haya de efectuar en el posterior.

El procedimiento de contabilización es el que estamos señalando en este apartado.

El reconocimiento de la obligación de pago con Hacienda, en relación a la retención a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, que en su caso deba practicarse, se realizará cuando nazca esa obligación de retener, es decir, en el momento en que se satisfagan las cantidades devengadas y debidas al trabajador.

La contabilización del gasto en concepto de Seguridad Social y del reconocimiento de la obligación de pago con los organismos de la Seguridad Social se hará de la forma habitual, sin que la existencia de pagas aplazadas tenga ninguna incidencia; debido a que en el cálculo de la base de cotización mensual ya han sido prorrateadas la totalidad de las pagas que se devengan en el ejercicio, aunque su pago haya de realizarse en el posterior.

 

Suponiendo que al día 31 de diciembre del año N ya se hayan devengado 5/8 de una paga extra de 1200 €Con fecha del día 31 de diciembre del año N, contabilizaremos:
FECHA CUENTA CONCEPTO IMPORTES
CÓDIGO TÍTULO DEBE HABER
x 31-12-N 640 Sueldos y salarios Devengo paga extraordinaria 750
x 31-12-N 465 Remuneraciones pendientes de pago Devengo paga extraordinaria 750

En el año N+1 cuando se liquide la totalidad de la paga. Suponemos unas retenciones practicadas al trabajador de 240 euros:

FECHA CUENTA CONCEPTO IMPORTES
CÓDIGO TÍTULO DEBE HABER
x N+1 640 Sueldos y salarios Liquidación paga extraordinaria 450
x N+1 465 Remuneraciones pendientes de pago Liquidación paga extraordinaria 750
x N+1 572 Bancos c/c Liquidación paga extraordinaria 960
X N+1 4751 H.P. acreedora por retenciones practicadas Liquidación paga extraordinaria 240

COMISIONISTAS

No se incluye dentro del concepto de personal a los llamados agentes comerciales, comisionistas o representantes, cuando asuman el riesgo y ventura de las operaciones mercantiles en las que intervengan por cuenta de la empresa; ni cuando sean autónomos para el desempeño de dicha actividad.

En este caso, es decir, cuando no están unidos con la empresa por medio de una relación laboral especial o no, los importes que se devenguen a su favor se contabilizarán dentro de la cuenta 623 Servicios de profesionales independientes. 

En el caso de que estén unidos con la empresa por medio de una relación laboral especial o no, sus retribuciones se contabilizarán como las de cualquier otro trabajador.

641. Indemnizaciones

Cantidades que se entregan al personal de la empresa para resarcirle de un daño o perjuicio. Se incluyen específicamente en esta cuenta las indemnizaciones por despido y jubilaciones anticipadas.

Entendemos que esta cuenta también incluye:

1. Indemnizaciones o suplidos por gastos relacionados con el trabajo, siempre que tengan carácter indemnizatorio, es decir compensatorio de un gasto efectuado o de una pérdida patrimonial de carácter material o inmaterial, tales como: quebranto de moneda, desgaste de herramientas, prendas de trabajo, gastos de locomoción, dietas de viaje, plus de distancia, plus de transporte, gastos de contrato, etc.

2. Indemnizaciones por traslado y por suspensión del contrato.

Se cargará por el importe de las indemnizaciones, con abono a cuentas de los subgrupos 46, 47 o 57.

FECHA CUENTA CONCEPTO IMPORTES
CÓDIGO TÍTULO DEBE HABER
x xxx 641 Indemnizaciones Pago indemnización xxx
x xxx 57.. Caja o Bancos c/c Pago indemnización xxx
x xxx 4751 H.P. acreedora por retenciones practicadas En caso de que, por sobrepasar los importes establecidos por legislación, tuviese carácter de renta y según el tipo de retención al que en su caso, estuviese sujeto) xxx
x xxx 465 Remuneraciones pendientes de pago Por lo dejado a deber xxx

Normalmente, los abonos aquí reflejados se contabilizarán conjuntamente con los del resto de las nóminas.

642. Seguridad Social a cargo de la empresa

Cuotas de la empresa a favor de los organismos de la Seguridad Social por las diversas prestaciones que éstos realizan.

Se cargará por las cuotas devengadas, con abono a la cuenta 476.

FECHA CUENTA CONCEPTO IMPORTES
CÓDIGO TÍTULO DEBE HABER
x 30-xx-N 642 Seguridad social a cargo de la empresa Cuota patronal de la Seguridad Social xxx
x 30-xx-N 476 Organismos de la seguridad social acreedores Cuota patronal de la Seguridad Social xxx

 

El procedimiento más corto que tiene el contable para obtener el importe del gasto correspondiente a la «Seguridad Social a cargo de la empresa» es de carácter indirecto, y consiste en sumar, al importe resultante final del boletín de cotización (modelo TC-1), los pagos delegados efectuados por la empresa a los trabajadores por cuenta de la Seguridad Social y restar las retenciones que, a cuenta de la Seguridad Social, se hayan hecho a los trabajadores.

En una próxima entrada del blog se realizará un desarrollo práctico de contabilización de una nómina. Como complemento de la entrada podéis descargar una sencilla hoja de cálculo excel que permitirá calcular la nómina de un trabajador teniendo implementadas las bases, tipos de cotización y difrentes categorías y grupos (para el año 2014).

MODELO DE NÓMINA EXCEL

Enlaces de interés:

Bases y tipos de cotización 2014: bases y tipos para el cálculo de las nóminas

Cálculo del tipo de retención 2014: programa de la Agencia tributaria con el que podéis calcular el tipo de retención que corresponde aplicar en la nómina de un trabajador en función de sus circunsgancias familiares, personales y retribuciones brutas anuales.

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Saludos cordiales y hasta la próxima entrega.

Luis Manuel Sánchez

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3 Respuestas

  1. Cristina Gutierrez dice:

    Gracias. Espero con ganas los siguientes casos.

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