Cómo contabilizar los efectos comerciales (I)

efectos comerciales

Los objetivos de ésta y próximas entradas al blog serán el conocer los principales efectos comerciales que manejan las empresas diariamente y su contabilización. Estos objetivos los podemos resumir en:

  • Aprender a contabilizar los efectos comerciales más importantes de la empresa tales como letras de cambio y pagarés desglosando la cuenta 431. Clientes Efectos Comerciales a Cobrar. 
  • Conocer los efectos comerciales más importantes en las operaciones de las empresas y las operaciones más importantes de financiación que llevan consigo (descuento comercial o bancario). 
  • Contabilizar las diversas situaciones en las que se puede encontrar un efecto comercial: en cartera, descontado, en gestión de cobro o impagado. 
  • Comprender y contabilizar el riesgo de las operaciones con efectos. 
  • Contabilizar las remesas de efectos, desglosando los diferentes gastos que esta operación conlleva. 
  • Contabilizar el impago y las consecuencias siguientes de un efecto comercial.

En esta primera entrada conoceremos las características de los efectos comerciales más utilizados por las empresas.

DERECHOS DE COBRO ORIGINADOS POR OPERACIONES COMERCIALES

 Cualquier empresa, en el ejercicio de su actividad de explotación, se relaciona con suministradores de materias primas, con consumidores, con la Agencia Tributaria, con sus trabajadores, etc. Estas operaciones normales en la actividad de la empresa, son las que se enmarcan bajo la denominación de operaciones comerciales.

 Al realizar estas operaciones, la empresa cobra o paga, según corresponda a la operación realizada. Pero es muy frecuente, sobre todo en operaciones de tipo comercial, que las partes intervinientes en la operación acuerden retrasar estos cobros y pagos, originándose derechos de cobro y obligaciones de pago.

En esta entrada, voy a exponer los derechos de cobro que surgen de la realización de la actividad empresarial ordinaria y que, atendiendo al origen de los mismos, se pueden clasificar en:

  • CLIENTES
  • DEUDORES
  • DERECHOS DE COBRO SOBRE EL PERSONAL DE LA EMPRESA
  • DERECHOS DE COBRO SOBRE ENTIDADES PÚBLICAS

En la contabilidad de la empresa, cada uno de estos derechos se registra en una cuenta específica de ACTIVO CORRIENTE y se valora, normalmente, por la cantidad de dinero a percibir en una determinada fecha convenida por las partes intervinientes.

EFECTOS COMERCIALES A COBRAR

En infinidad de ocasiones oímos “estoy pagando la letra del coche…”, pero realmente, ¿qué significa esta expresión? Normalmente al comprar el coche, se aplaza su pago, autorizando al vendedor a que cobre cada mes (o en el período convenido), de la cuenta corriente del comprador cierto importe.

Por lo tanto en el cobro de una letra de cambio intervienen tres personas:

  • El LIBRADO (comprador en la operación comercial)
  • El LIBRADOR (el vendedor en la operación comercial)
  • El TOMADOR o TENEDOR (normalmente un banco intermediario)

Los efectos comerciales de más uso son la letra de cambio y el pagaré; aunque, en la actualidad prácticamente el efecto comercial más usado es el pagaré, quedando la letra de cambio bastante relegada en su uso

LA LETRA DE CAMBIO

La LETRA DE CAMBIO es un instrumento formal de pago mediante el cual el vendedor (llamado librador) manda pagar al comprador (llamado librado) cierta cantidad de dinero, a la orden de un intermediario financiero llamado tenedor o tomador), en una fecha y lugar determinados

letra de cambio

Explicación:

  1. Lugar de emisión o libramiento de la letra de cambio…
  2. Nombre de la moneda en la que se ha confeccionado la letra.
  3. Nominal de la letra (cantidad a pagar al vencimiento).
  4. Fecha de libramiento, es decir, el momento en que se ha emitido la letra de cambio.
  5. Fecha de vencimiento, fecha en la que el librado, quién tiene que pagar ha de hacer efectivo el pago.
  6. Librador: el que emite la letra y tiene que cobrarla. En una relación vendedor-comprador sería el vendedor.
  7. Nominal de la letra de cambio expresado en cifras numéricas.
  8. Domicilio de pago, si bien no es un requisito indispensable cuando se especifica se dice que la letra de cambio se encuentra domiciliada, suele corresponderse con la dirección de la entidad bancaria donde habrá de hacerse efectivo el pago.
  9. Datos del librado, identificación y dirección de la persona, física o jurídica, que ha de realizar el pago.
  10. Aceptación por parte del librado del pago, en ocasiones la letra se presenta al librado para que con su firma acepte el visto bueno al pago.
  11. Firma autógrafa del librador, esto es, del emisor de la letra de cambio.
  12. Tasa de timbres – Actos Jurídicos Documentados- que se tendrán que liquidar para poner en circulación la letra. En este sentido cabe destacar que la cuantía de dicha tasa depende de la cuantía del documento.
  13. Identificación del documento utilizado para su cumplimentación

EL PAGARÉ

El PAGARÉ es un título de crédito formal y completo por el que el firmante se obliga a pagar a su vencimiento una cantidad cierta a una persona designada en el documento. 

Se entrega como medio de pago (promesa de pago) normalmente ante un trabajo realizado previa presentación de una factura.

Desde punto de vista del librado (el que confecciona y emite el pagaré) sirve como método de financiación, ya que paga de forma aplazada a sus proveedores, mientras él puede llegar a cobrar antes de sus clientes.

pagaré

Hemos de tener en cuenta que es habitual por parte de muchas empresas el editar ellas mismas los pagarés, denominados pagarés de empresa, en estos casos ocasionalmente nos encontramos con aparentes pagarés, cuya única diferencia con un pagaré correctamente emitido, pagaré cambiario, es que en vez de figurar la palabra “pagaré” aparece la palabra “pagará”.

En el tráfico que se produce entre las empresas, es muy corriente utilizar letras o pagarés (estos últimos son más utilizados actualmente), pues, ambos efectos, pueden ser descontados, lo que no podemos hacer con otros efectos.

De ahí su importancia en la contabilidad de la empresa. Estos derechos de cobro que la empresa formaliza en efectos de giro, letras o pagarés, aceptados por los clientes o deudores, el plan general contable los registra en las cuentas.

  1. 431. CLIENTES, EFECTOS A COBRAR
  2. 441. DEUDORES, EFECTOS A COBRAR

El Plan General Contable 2007 para Pymes prevé un desglose de estas cuentas en cuentas de cuatro dígitos para controlar la situación de los efectos en cada una de las fases de la relación comercial.

431. CLIENTES, EFECTOS COMERCIALES A COBRAR
  1. EFECTOS COMERCIALES EN CARTERA
  2. EFECTOS COMERCIALES DESCONTADOS
  3. EFECTOS COMERCIALES EN GESTIÓN DE COBRO
  4. EFECTOS COMERCIALES IMPAGADOS

Según estén los efectos en el cajón de la oficina de la empresa, entregados al banco para su descuento, entregados al banco para su gestión de cobro o que hayan resultado impagados por los deudores de la empresa.

Y por otra parte:

441. DEUDORES, EFECTOS COMERCIALES A COBRAR
  1. EFECTOS COMERCIALES EN CARTERA
  2. EFECTOS COMERCIALES DESCONTADOS
  3. EFECTOS COMERCIALES EN GESTIÓN DE COBRO
  4. EFECTOS COMERCIALES IMPAGADOS

De esta forma, cuando los clientes de la empresa acepten efectos, sean letras de cambio o pagarés realizaremos el siguiente asiento:

FECHA CUENTA CONCEPTO IMPORTES
CÓDIGO TÍTULO DEBE HABER
x xxx 431 Clientes, efectos comerciales a cobrar Giro efecto Fra. Nº xxxx
x xxx 430 Clientes Giro efecto Fra. Nº xxxx

Y en el caso de que se trate de deudores en vez de clientes:

FECHA CUENTA CONCEPTO IMPORTES
CÓDIGO TÍTULO DEBE HABER
x xxx 441 Deudores, efectos comerciales a cobrar Giro efecto Fra. Nº xxxx
x xxx 440 Deudores Giro efecto Fra. Nº xxxx

Si en algún momento de la relación comercial, antes de su vencimiento, los efectos presentasen riesgo de insolvencia, y se siguiese el método individualizado del deterioro de valor de los créditos comerciales (visto en el tema 11), estos efectos se catalogarían como de dudoso cobro y contabilizaríamos:

FECHA CUENTA CONCEPTO IMPORTES
CÓDIGO TÍTULO DEBE HABER
x xxx 436 Clientes de dudoso cobro Riesgo de insolvencia xxxx
x xxx 4310 Clientes, efectos comerciales en cartera Riesgo de insolvencia xxxx

Cuando llegue el vencimiento y sea la empresa quién los cobre directamente, pueden producirse las siguientes situaciones:

CASO 1: Que la empresa cobre los efectos

FECHA CUENTA CONCEPTO IMPORTES
CÓDIGO TÍTULO DEBE HABER
x xxx 572 Bancos c/c Cobro de efecto xxxx
x xxx 4310 Clientes, efectos comerciales en cartera Cobro de efecto xxxx

CASO 2: Que los efectos resulten impagados

Se produce el impago porque, ha llegado el momento de cobrarlos, su vencimiento, y el comprador (librado de la operación) no los ha pagado.

En la contabilidad de la empresa ha de dejar constancia de esta situación, por lo que efectúa la siguiente anotación contable:

FECHA CUENTA CONCEPTO IMPORTES
CÓDIGO TÍTULO DEBE HABER
x xxx 4315 Efectos comerciales impagados Reflejo de efecto impagado xxxx
x xxx 4310 Clientes, efectos comerciales en cartera Reflejo de efecto impagado xxxx

Más tarde, puede ocurrir que: cobre la letra o pagaré impagado, emita una nueva letra o acepte un nuevo pagaré, la cobre por juicio declarativo ordinario o por vía ejecutiva o resulte incobrable total o parcialmente.

CASO 3: Que los efectos resultaran definitivamente incobrables 

FECHA CUENTA CONCEPTO IMPORTES
CÓDIGO TÍTULO DEBE HABER
x xxx 650 Pérdidas de créditos comerciales incobrables Insolvencia definitiva xxxx
x xxx 4315 Clientes, efectos comerciales impagados Insolvencia definitiva xxxx

En la próxima entrada seguiremos con el tratamiento contable de los efectos comerciales.

Saludos cordiales

Luis Manuel Sánchez

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